Как да компресирате и намалите размера на пощенската кутия в Microsoft Outlook

Ако пощенската ви кутия се пълни, може да се наложи да я компресирате или намалите. Ето няколко съвета как да направите това в Microsoft Outlook. Първо отворете Outlook и отидете на раздела Файл. След това изберете Опции и щракнете върху Поща. Под заглавието Изпращане/Получаване щракнете върху бутона, който казва Изпразване на кошчето. Това ще изтрие всички елементи, които са във вашата папка Кошче и ще освободи малко място. След това отидете в раздела Папки и щракнете върху Преглед на настройките. В диалоговия прозорец Настройки на изгледа щракнете върху бутона Празни папки. Това ще изтрие всички празни папки във вашата пощенска кутия. Накрая отидете в раздела Файл и щракнете върху Инструменти за почистване. Под диалоговия прозорец Инструменти за почистване щракнете върху бутона Почистване на пощенската кутия. Това ще ви позволи да изтриете всички стари или неизползвани елементи във вашата пощенска кутия. Следвайки тези стъпки, трябва да можете да намалите размера на вашата пощенска кутия и да я предпазите от препълване.

защо моите изтегляния се отварят с

Microsoft Outlook , клиент за Outlook или имейл услуга на живо, запазвайте имейли и прикачени файлове офлайн. Докато получавате и изпращате имейли, размерът на базата данни продължава да расте. Въпреки че гарантира, че имате достъп до имейла си, когато не сте свързани с интернет, това също означава, че вашата пощенска кутия продължава да расте. В тази публикация ще обясним как можете да компресирате и намалите размера на пощенската кутия в Microsoft Outlook.

Свийте и намалете размера на пощенската кутия в Microsoft Outlook

Недостатъкът на по-голямата пощенска кутия е, че забавя нещата. Откриването и търсенето на нещо отнема повече време. Освен това доставчиците на имейл услуги като Office 365 ограничават максималния размер на пощенската кутия. Това означава, че освен ако не намалите размера на пощенската кутия в Microsoft Outlook, няма да можете да изпращате или получавате имейл.

Къде се съхраняват всички данни от пощенската кутия на Outlook

Ако използвате функцията POP или IMAP, всички файлове, имейли, папки, контакти и т.н. се съхраняват във файл с данни на Outlook (.pst). Ако използвате акаунт в Office 365, Exchange или Outlook.com, данните за вашата пощенска кутия са налични в офлайн файл с данни на Outlook (.ost). Докато изтриването на имейли и прикачени файлове може да помогне, ако запазите цялата информация в PST файл, той не се компресира сам.

Бележката: Обсъдихме още два начина за изтриване на файлове от Outlook. Ако ги използвате и след това ръчно намалите размера на файла на пощенската кутия, това ще помогне в бъдеще.

clipgrab онлайн

Компресиране и свиване на файл с данни на Outlook (.pst)

Предимството на PST файла е, че когато имейлите се изтриват, той автоматично уплътнява базата данни във фонов режим. Процесът на компресиране се извършва, когато не използвате Outlook. Можете също да го компресирате, като направите следното ръчно:

1. Отворете Outlook и изтрийте нежеланите елементи. Когато бъдат изтрити, файловете се озовават в папката 'Изтрити елементи'. Щракнете с десния бутон и го изчистете.
2. Щракнете върху Файл > Настройки на акаунта > Настройки на акаунта .
3. Преминат към Файлове с дати раздел. Изберете файла с данни, който искате да компресирате. След това щракнете върху Настройки .
4. Щракнете върху раздела Разширени> Настройки на файла с данни на Outlook.
5. В диалоговия прозорец Опции за файл с данни на Outlook щракнете върху Компресирайте сега и след това щракнете Глоба .

В зависимост от размера на PST файла компресирането може да отнеме няколко минути.

Компресиране и свиване на офлайн файл с данни на Outlook (.ost)

Много имейл акаунти използват офлайн файл с данни на Outlook за съхраняване на данни. OST или офлайн файл с данни на Outlook е подобен на PST или файл с данни на Outlook с едно изключение. Не можете да импортирате или експортирате в офлайн файл с данни на Outlook (.ost).

1. Кликнете файл > Настройки на акаунта, Настройки на акаунта .
2. На Файлове с дати , щракнете върху файла с данни, който искате да компресирате, и след това щракнете върху Настройки .
3. Кликнете върху иконата Разширено раздел> Опции за файл с данни на Outlook .
4. В диалоговия прозорец Опции за файл с данни на Outlook щракнете върху Компресирайте сега и след това щракнете Глоба .

Използвайте инструмент за почистване на поща

Outlook предлага вграден инструмент за почистване на поща или можете да използвате Инструмент за почистване на прикачени файлове на Outlook за търсене на стари и големи съобщения, които могат да бъдат изтрити или преместени в PST файл. Може също да изтрие копия на имейли, които са в конфликт с пощенския сървър. Понякога изтриваме файлове от сървъра, но те все още са достъпни на клиента и заемат място.

Стартирайте инструмента за почистване на пощенска кутия

игра за Windows на живо настройка -

1. Щракнете върху Файл > Инструменти > Почистване на пощенска кутия.
2. Изберете Преглед на размера на пощенската кутия, Намиране на елементи, по-стари от, Намиране на елементи, по-големи от, Преглед на размера на изтрит елемент, Празна папка за изтрити елементи, Преглед на размера на сблъсък или Празни конфликти, за да изпълните желаната задача.

Използвайте инструмента за почистване на разговори

Outlook за Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office за бизнеса Outlook 2013 и други инструмент за почистване на разговори . Разговорите или имейл кореспонденцията са едно и също. „Инструментът за говорене“ е умен. Той ще оцени съдържанието на всяко съобщение и ако част от имейла е наличен в някое от съобщенията за предварителен преглед, ще го изтрие.

Имате три допълнителни опции за компресиране и намаляване на размера на пощенската кутия в Microsoft Outlook

• Изчистване маркира избрания разговор.
• Folder Cleanup преглежда избраната папка.
• Изчистване на папка и подпапки също проверява подпапките.

Това са най-добрите съвети, които ще ви помогнат да компресирате и намалите размера на пощенската кутия в Microsoft Outlook. Винаги обаче внимавайте да не изтриете случайно важни файлове.

Прочетете още : Как оптимизирайте и ускорете Microsoft Outlook .