Как да приложите политика за задържане на споделена пощенска кутия в Office 365

Що се отнася до запазването на вашите данни в безопасност и сигурност, едно от най-добрите неща, които можете да направите, е да приложите политика за съхранение на споделена пощенска кутия в Office 365. Това ще ви помогне да гарантирате, че вашите данни са правилно защитени и че винаги можете да получите достъп до тях, когато имате нужда да се. Има няколко различни начина за създаване на споделена политика за запазване на пощенска кутия, но най-важното е да сте сигурни, че разбирате опциите и как работят. Едно от първите неща, които трябва да направите, е да решите какъв тип данни искате да съхранявате и за колко време. Има два основни типа данни, които можете да съхранявате: съобщения и елементи. Съобщенията са най-често срещаният тип данни, които хората искат да запазят. Можете да съхранявате съобщения за определен период от време или можете да ги съхранявате завинаги. Предметите са по-рядко срещани, но могат да бъдат също толкова важни. Елементите включват неща като списъци с контакти, елементи от календара и задачи. Можете да съхранявате елементи за определен период от време или можете да ги запазите завинаги. След като разберете какъв тип данни искате да съхранявате, трябва да решите колко дълго искате да ги съхранявате. Има три основни опции: 1. Съхранявайте за определен период от време 2. Запазете завинаги 3. Изтрийте след определен период от време Всяка опция има своите предимства и недостатъци, така че трябва да ги претеглите внимателно, преди да вземете решение. След като разберете какъв тип данни искате да запазите и за колко време, трябва да настроите своята политика за задържане. Има няколко различни начина да направите това, но най-важното е да сте сигурни, че разбирате опциите и как работят. Един от най-добрите начини да настроите политика за задържане е да използвате вградените опции в Office 365. За да направите това, отидете в центъра за администриране на Office 365 и щракнете върху раздела „Съответствие“. Оттам ще видите списък с опции за съответствие. Превъртете надолу до секцията „Запазване“ и щракнете върху връзката „Добавяне на правила за задържане“. Това ще ви отведе до съветника за правила за задържане. Първото нещо, което трябва да направите, е да дадете име на политиката си. След това трябва да изберете типа данни, които искате да запазите и за колко време. Можете също да изберете да приложите правилата към всички потребители или само към определени потребители. След като направите своя избор, щракнете върху бутона „Запазване“. Вашата политика вече ще бъде приложена към всички потребители, които сте избрали. Ако искате да приложите правилата само към конкретни потребители, можете да го направите, като отидете в раздела „Съответствие“ в центъра за администриране на Office 365 и щракнете върху връзката „Запазване“. Оттам ще видите списък с всички създадени правила за задържане. Намерете политиката, която искате да приложите към конкретни потребители, и щракнете върху връзката „Редактиране“. Превъртете надолу до секцията „Обхват“ и щракнете върху връзката „Добавяне на потребители“. Оттам можете да изберете конкретните потребители, към които искате да приложите правилата. След като направите своя избор, щракнете върху бутона „Запазване“. Вашата политика вече ще бъде приложена към конкретните потребители, които сте избрали.

Ако искате да знаете как да приложите политика за съхранение на споделена пощенска кутия в Office 365, след това прочетете тази публикация. Политиката за задържане е събиране на етикети за съхранение които определят как се съхраняват папки и отделни елементи (като имейл и гласова поща). обща пощенска кутия в Office 365, преди да бъдат архивирани или окончателно изтрити. Много бизнес организации трябва проактивно да съхраняват съдържанието на своите пощенски кутии от съображения за съответствие. Политиките за задържане ви помагат да управлявате рисковете, свързани със загуба на информация, която може да причини правни усложнения.

Как да приложите политика за задържане на споделена пощенска кутия в Office 365

За да приложите политика за задържане към споделена пощенска кутия, трябва да създадете етикети за задържане и нова политика за задържане, да прикачите етикетите към политиката и след това да приложите политиката към споделената пощенска кутия.

какво се случи с създателя на филми в Windows 10

Така можете приложете политика за съхранение на споделена пощенска кутия в Office 365 :

1. Влезте в EAC.
2. Създайте лични етикети за задържане.
3. Създайте нова политика за задържане.
4. Прикрепете лични етикети към политиката за задържане.
5. Приложете политика за задържане към споделената пощенска кутия.

Нека разгледаме това в детайли.

1] Влезте в EAC

Влезте в EAC (https://outlook.office365.com/ecp), като използвате вашите администраторски идентификационни данни.

изтегляне на ms lync 2010

Бакшиш: Използвайте браузъра си в частен/инкогнито режим, за да получите достъп до своя акаунт на Exchange Administrator. Това ще попречи на браузъра автоматично да избере вашите текущи идентификационни данни, когато навигирате до сайта.

2] Създайте лични етикети за съхранение

Етикетът за задържане може да бъде един от следните три видове :

1. Етикет на правилата по подразбиране (DPT) - Прилага се автоматично към цялата пощенска кутия.
2. Етикет на правилата за задържане (RPT) - прилага се автоматично към папката по подразбиране (Входящи, Изпратени и т.н.) и
3. ден на персонала – Прилага се ръчно от потребителите към отделни елементи и папки.

С помощта на личен етикет можете да създадете изключение за етикет на политика по подразбиране или етикет на политика за задържане. Например, ако DPT казва да изтриете всички елементи след 5 години, можете да създадете изключение за „известия“, които ще бъдат изтрити след 7 дни, като използвате личен маркер.

За да създадете личен етикет, следвайте тези инструкции:

делтирана кошница

1. Натиснете управление на съответствието в левия прозорец на контролния панел на Exchange Admin Center.
2. След това щракнете върху етикети за съхранение раздел в горната част на страницата.
3. Ще видите списък със съществуващи маркери за задържане. Натиснете върху плюс (+) икона в горната част на този списък.
4. Избирам прилагани от потребителите към елементи и папки (частни) в падащия списък, който се показва.
5. Да вляза Име , провеждане на действия, и Срок на годност за етикет в нов етикет, приложен от потребителите към елементи и папки (лични) прозорец.
6. Кликнете върху Пазя бутон.

По същия начин можете да създадете допълнителни тагове, които ще бъдат прикачени към вашата политика за споделена пощенска кутия.

Прочетете също: Каква е разликата между Microsoft Office и Microsoft 365?

3] Създайте нова политика за задържане

1. Отидете на политики за задържане раздел който се появява в горната част на страницата за управление на съответствието. Ще видите списък със съществуващи правила.
2. Кликнете върху плюс (+) икона за създаване на нова политика.
3. Въведете подходящото Име за политика.
4. Прикрепете един или повече тагове към правилата (както е описано в следващия раздел).
5. Кликнете върху Пазя бутон.

Прочетете също: Инсталирайте конзолата за управление на групови правила в Windows 11/10. .

4] Прикрепете лични тагове към политиката за задържане.

1. В прозореца на правилата за задържане щракнете върху знака плюс (+). Това ще се отвори изберете етикети за съхранение прозорец, показващ списък с налични тагове.
2. Изберете личните етикети, които сте създали, и щракнете върху бутона Добавете бутон.
3. След това щракнете върху Добре бутон.

5] Приложете политика за задържане към споделената пощенска кутия.

как да направя контролен списък в

1. В левия панел на вашия администраторски акаунт в Exchange щракнете върху получатели .
2. След това щракнете върху общ горен раздел. Ще видите списък със съществуващи общи пощенски кутии .
3. кликнете два пъти в споделената пощенска кутия, към която искате да приложите правилата.
4. Натиснете характеристики на пощенската кутия на левия панел.
5. Изберете политика чрез бутона Политика на задържане падане.
6. Кликнете върху Пазя бутон.

Бележки:

1. Само администраторите могат да създават и прилагат правила за задържане към споделени пощенски кутии в Office 365.
2. За да приложите политики за задържане към тях, трябва да имате поне 10 MB данни във вашите пощенски кутии.
3. Политиката за задържане обикновено отнема 7 дни, за да влезе в сила.
4. Можете да създадете един или повече етикети за задържане, но само една политика за задържане може да се прилага към пощенска кутия в даден момент. Следователно асоциирайте всички тагове, които искате да приложите към пощенска кутия, към една политика за задържане.

Можем ли да приложим политика за задържане към споделена пощенска кутия?

да Можете да приложите политика за задържане към споделена пощенска кутия, като използвате характеристики на пощенската кутия опция. Може да се намери чрез двукратно щракване върху споделена пощенска кутия под общ раздел в получатели раздел на EAC. Имайте предвид, че към дадена пощенска кутия може да се прилага само една политика в даден момент. Така че трябва да свържете всички необходими тагове с една политика, която ще приложите към пощенската кутия.

Как да променя правилата за задържане по подразбиране в Office 365?

Как да приложа политика за задържане към пощенска кутия на Office 365?

Можете да приложите политика за задържане към една или повече пощенски кутии в Office 365. използвайки EAC . За да приложите политика за задържане към една пощенска кутия, отидете на Получатели > Пощенски кутии . След това изберете желаната пощенска кутия и щракнете върху бутона редактиране горна икона. Натиснете Пощенска кутия Особености наляво. Изберете политика за задържане от падащия списък и щракнете Пазя бутон. За да приложите политика за задържане към множество пощенски кутии, изберете няколко пощенски кутии, като използвате Shift или Ctrl ключ. След това изберете Разширени опции > Правила за задържане > Опресняване . След това изберете желаната политика в Групово присвояване на политика за задържане и щракнете върху Пазя бутон.